- Stammdatenverwaltung: Alle Stammdaten können in einer integrierten Stammdatenverwaltung erfasst werden. Die Stammdaten bestehen aus Mitgliederdaten, Daten für Hafenanlagen und Liegeplätze, Boote und Zubehöre sowie Festsetzungen. Die Daten werden historisch aufgezeichnet, die Dateneingabe wird an vielen Stellen durch entsprechende Kopierfunktionen erleichtert.
Festsetzungen für die laufenden Zahlungen von Mitgliedern können aus beliebig vielen Kostenarten zusammengesetzt werden. Die Eingabe wird durch eine Berechnungsfunktion auf Grund der Preistabelle bei der jeweiligen Kostenart und den Daten des Mitglieds unterstützt.
Weiterhin werden hier die Daten von Handwerkern und Lieferanten erfasst.
- Auskunft für Stammdaten: Um Ihnen die Auskunft über Ihre Stammdaten (d.h. Mitglieder, Hafenanlagen, Liegeplätze, Boote und Zubehöre sowie Festsetzungen) sowie die dazu gehörigen Buchungen zu erleichtern, bietet unser Liegeplatzverwaltungsprogramm zwei Auskunftsvarianten:
- Auskunft in Tabellenform: Sie geben verschiedene Suchkriterien in einem Suchfenster ein, das Programm zeigt Ihnen eine Liste der gefundenen Daten. In dieser Liste können Sie dann einen Eintrag auswählen und bearbeiten. Ebenso können Sie die in der Liste enthaltenen Daten ausdrucken und somit auch entsprechende Statistiken und Auswertungen erhalten. Aus den Detailfenstern für die jeweiligen Einträge können Sie auch die Bewegungsdaten (z.B. Buchungen) aufrufen.
- Auskunft in Baumform: Auch hier steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung. Die ausgewählten Daten werden dann aber in einer Baumstruktur ausgegeben (ähnlich wie im Windows-Explorer). Dabei werden Zweige für Mitglieder und Hafenanlagen gebildet. Weiterhin werden unterhalb jedes Mitglieds Liegeplatz und Boot angezeigt. Im Zweig für die Hafenanlagen werden unterhalb jeder Anlage die entsprechenden Liegeplätze und darunter Boots- und Mitgliedsdaten angezeigt. Sie können, alle Zweige öffnen und Schließen sowie den Eintrag zur Bearbeitung öffnen. In eigenen Ordnern werden auch Angebote sowie Handwerker/Lieferanten angezeigt.
- Zuordnung von Dokumenten: Bei Mitgliedern, Hafenanlagen, Liegeplätzen, Angeboten sowie Handwerkern und Lieferanten besteht die Möglichkeit Dokumente zuzuordnen. Das heißt, dass Sie zu jedem Eintag beliebig viele Dokumente zuordnen können. Ein Dokument kann z.B. ein Microsoft-Word-Dokument oder einen Hafenplan enthalten. Im Liegeplatzverwaltungsprogramm können Sie dann das zugeordnete Dokument mit dem dafür definierten Programm (wie im Windows-Explorer) öffnen, das heißt anzeigen oder bearbeiten. Durch diese Funktion können Sie vor allem Verträge, Schriftverkehr aber auch Bilder und Pläne von Hafenanlagen direkt beim jeweiligen Datensatz speichern und abrufen.
- Anbindung an Microsoft-Word: Für die Erstellung von Schreiben an Mitglieder oder Handwerker und Lieferanten werden die entsprechenden Daten an die Seriendruckschnittstelle von Microsoft-Word übergeben. Für die Verarbeitung in Microsoft-Word können dann verschiedene Formulare hinterlegt werden (einige Standardformulare werden mit dem Programm ausgeliefert). Microsoft-Word wird dann, nach Auswahl eines Formulars, direkt aus dem Liegeplatzverwaltungsprogramm gestartet. Diese Form der Anbindung ist auch für Sollliste, Rechnungen an Mitglieder, Überweisungsträger (Zahlscheine), Formulare für Bankeinzüge, Mahnungen, Rechnungen von Handwerkern / Lieferanten, Einnahmen- und Ausgabenrechnung, Wirtschaftspläne und Angebote verfügbar. Sie müssen sich also bei allen diesen Auswertungen nicht auf eine vom Programm vorgegebene Liste beschränken, sondern können diese Auswertungen frei gestalten.
- Exportfunktion für Personendaten: Diese Exportfunktion dient der Übergabe von Personendaten aus dem Liegeplatzverwaltungsprogramm an Microsoft-Outlook (oder andere Programme, die das entsprechende Dateiformat verarbeiten können). Dabei werden die Daten von Mitgliedern, Handwerkern und Lieferanten sowie Terminen in eine Textdatei exportiert, diese Textdatei kann dann in Microsoft-Outlook importiert werden.
- Angebote für freie Liegeplätze und Boote / Zubehöre: Um Sie bei der Neuvergabe von freien Liegeplätzen zu unterstützen, können Sie alle Liegeplätze, die zu einem bestimmten Zeitpunkt frei sind, auswählen. Weiterhin können Sie bestimmte Daten, die für die Vermarktung notwendig und nicht im Liegeplatzverwaltungsprogramm enthalten sind (Beschreibungen, Preise, Bilder), ergänzen. Wenn ein Liegeplatz einmal als Angebot gespeichert war, bleiben diese Daten erhalten, auch wenn der Liegeplatz zwischenzeitlich vermietet wird. Diese Angebote können auch durch Angebote für zum Verkauf stehende Boote oder Zubehöre manuell erweitert werden. Die Angebote können als Liste ausgedruckt oder an Microsoft-Word zur Erstellung von Exposés übergeben werden. Weiterhin können Sie diese Angebotsdaten auch als HTML-Seiten aufbereiten, um sie auf Ihrer Internet-Seite zu veröffentlichen.
- Assistenten für Neuaufnahme eines Mitglieds oder Änderung von Mitgliedsdaten: Damit steht Ihnen eine einfache Abwicklung für Neuaufnahme eines Mitglieds oder die Änderung von Mitgliedsdaten (Änderung des Mitgliedsstatus, Änderung der Zuordnung von Boot und Liegeplatz, Austritt eines Mitglieds). Der Assistent führt Sie durch alle notwendigen Arbeitsschritte und somit wird nichts vergessen. Auch etwaige Einmalzahlungen (z.B. Aufnahmegebühr und Hafenumlage) werden bei Neuaufnahme oder Änderung der Mitgliedsdaten automatisch berechnet, können aber im Einzelfall abgeändert werden.
- Integrierte Terminverwaltung: Die Terminverwaltung beinhaltet sowohl die Möglichkeit, Aufgaben und Termine manuell zu verwalten, als auch diese Einträge automatisch auf Grund der im Programm erfassten Daten zu erzeugen. Weiterhin können Sie die Aufgaben im Liegeplatzverwaltungsprogramm, die mit einem Termin verbunden sind, automatisch ausführen. Sie können die Terminverwaltung so konfigurieren, dass Sie nur an die Aufgaben erinnert werden, die Ihnen wichtig sind.
- Berechnung der laufenden Zahlungen der Mitglieder: Die laufenden Zahlungen der Mitglieder können automatisch auf Grund des Mitgliedsstatus sowie der Boots- und Liegeplatzdaten automatisch berechnet werden. Dazu können Sie ausführliche Preistabellen für die jeweiligen Kostenarten hinterlegen. Die Berechnung kann sowohl einzeln oder für mehrere Mitglieder in einem Arbeitsschritt ausgeführt werden. Auch in der Stammdatenverwaltung für Mitgliedsdaten wird die Berechnungsfunktion zur Erleichterung der Festsetzungserfassung verwendet.
- Sollstellung für laufende Einnahmen: Die Sollstellung erfolgt auf Grund der eingegeben Festsetzungen. Während der Sollstellung werden auch eine Sollliste, die Rechnungen an die Mitglieder und etwaige Überweisungsträger (Zahlscheine) erzeugt. Die Sollliste, dir Rechnungen an die Mitglieder und die Überweisungsträger (Zahlscheine) können in Microsoft-Word frei gestaltet werden. Eine bereits erfolgte Sollstellung kann durch die Stornierungsfunktion einfach korrigiert werden, für Überweisungsträger (Zahlscheine), Rechnungen an MItglieder und Sollliste besteht die Möglichkeit zum Nachdruck. Bei der Sollstellung wird die Umsatzsteuer automatisch berücksichtigt.
- Automatische Bearbeitung von Bankeinzügen: Wenn manche Mitglieder die laufenden Zahlungen per Bankeinzug erledigen, können Sie diese Zahlungen automatisch durchführen. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf wird für jedes ausgewählte Mitglied eine Zahlungsbuchung für den zum angegebenen Zeitpunkt offenen Betrag erzeugt. Weiterhin wird entweder eine Textschnittstelle für die Datenübergabe an Microsoft-Word oder eine Datei für den Datenaustausch mit der Bank erzeugt. Dabei unterstützen wir das deutsche und das österreichische Format sowie das SEPA-Format für den europaweiten Zahlungsverkehr.
- Automatische Übernahme von Buchungen für Zahlungen der Mitglieder und Aufwände aus CSV-Dateien (können in den meisten Online-Banking-Programmen und Internet-Banking-Programmen exportiert werden). Die Übernahme erfolgt dabei optional zuerst in eine Zwischentabelle, in der die Buchungen manuell nachbearbeitet werden können. Die Zuordnung der Buchungen zum Mitglied kann entweder auf Grund Mitgliedsnummer oder auf Grund des Namens erfolgen. Die Mitgliedsnummer kann vollautomatisch, halbautomatisch oder manuell verwaltet werden. Das Format der CSV-Datei kann frei definiert werden, für unterschiedliche Bankkonten können auch unterschiedliche Übernahme-Formate festgelegt werden. Dieses Format kann auch an Hand der zu importierenden CSV-Datei vom Programm automatisch ermittelt werden.
- Zahlungsüberwachung und Mahnwesen: Über die Rückstandskontrolle können Sie jederzeit sehen, welche Mitglieder eine Zahlungsdifferenz aufweisen. Um Differenzen zu überprüfen, können Sie jederzeit auf die Mitgliederkonten zugreifen. Etwaige Rückstände können Sie dann über das Mahnwesen anmahnen. Die Mahnungen können mit Microsoft-Word frei gestaltet werden. Weiterhin können Sie etwaige Mahngebühren optional zu Soll stellen.
- Automatische Auszahlung von Guthaben: Wenn Mitglieder ein Guthaben aufweisen, können Sie diese Guthaben automatisch überweisen. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf wird für jedes ausgewählte Mitglied eine Zahlungsbuchung für den zum angegebenen Zeitpunkt offenen Betrag erzeugt. Weiterhin wird entweder eine Textschnittstelle für die Datenübergabe an Microsoft-Word oder eine Datei für den Datenaustausch mit der Bank erzeugt. Dabei unterstützen wir das deutsche und das österreichische Format sowie das SEPA-Format für den europaweiten Zahlungsverkehr.
- Rechnungserfassung: Diese Funktion dient der Erfassung von offenen Rechnungen, die Sie von Handwerkern oder Lieferanten erhalten. Eine Rechnung kann auf eine oder mehrer Aufwandsbuchungen verteilt werden. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf können Sie dann alle offenen Rechnungen, optional nach Lieferant und Zeitraum eingeschränkt, zur Zahlung anweisen. Das bedeutet, dass die Rechnungen als bezahlt markiert werden und entweder eine Textschnittstelle für die Datenübergabe an Microsoft-Word oder eine Datei für den Datenaustausch mit der Bank erzeugt wird. Dabei unterstützen wir das deutsche und das österreichische Format sowie das SEPA-Format für den europaweiten Zahlungsverkehr.
- Erfassung laufender Rechnungen: Diese Funktion dient der Erfassung von laufenden Rechnungen, die Sie z.B. von Versorgern erhalten. Dabei geben Sie die gleichen Informationen, wie bei der Rechnungserfassung ein, zusätzlich wählen Sie noch ein Intervall, in dem diese Rechnung fällig wird aus (z.B. monatlich). Die Rechnung kann auf eine oder mehrer Aufwandsbuchungen verteilt werden. Durch eine automatische Sollstellung werden einzelne Rechnungen aus dieser laufenden Rechnung erzeugt, ebenso werden die entsprechenden Aufwandsbuchungen automatisch erzeugt. Die Einzelrechnungen können, wie manuell erfasste Rechnungen, für Auswertungen, Zahlungsverkehr und Abrechnungen weiterverarbeitet werden.
- Buchen: Alle Buchungen, die Sie manuell erfassen (einmalige Sollstellungen, Zahlungen der Mitglieder und Aufwände) werden in einem universellen Buchungsprogramm eingegeben. Die Erfassung erfolgt mit Zugriff auf alle Stammdaten, Mitschreiben des Saldos zur Kontrolle, Anzeige der bereits erfaßten Buchungen und automatischer Vorbelegung des Zahlungsbetrages auf Grund offener Sollstellungen (bei Zahlungen von Mitgliedern).
- Buchungsauskunft: Die Auswahl kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen, die gewünschten Buchungen werden in einer Übersicht angezeigt. Es erfolgt eine Summierung nach Art der Buchungen und Gegenüberstellung der Summenwerte (Soll – Ist, Einnahmen – Ausgaben). Der Ausdruck kann auch in Form einer Saldenliste (gruppiert nach Kostenarten) und in Form einer Summenliste (Summen je Kostenart) erfolgen.
- Aufbereitung der Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung: Die Aufbereitung der Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung kann für frei wählbare Zeiträume durchgeführt werden, es werden die Umsätze und Umsatzsteuerbeträge (nach Steuersätzen gruppiert) sowie die Aufwände und Vorsteuerbeträge ausgegeben. Die Ausgabe kann sowohl aus dem Programm erfolgen (zur manuellen Übertragung auf das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung) als auch über Microsoft-Word (frei zu gestalten, zum automatischen Ausfüllen des Formulars zur Umsatzsteuervoranmeldung).
- Einnahmen- und Ausgabenrechnung: Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung kann für frei wählbare Zeiträume durchgeführt werden. In der Einnahmen- und Ausgabenrechnung werden die Einnahmen (auf Grund der Sollstellung), alle Zahlungsrückstände und alle Aufwände gegenübergestellt.
- Erstellung von Wirtschaftsplänen: Wirtschaftspläne können für frei wählbare Zeiträume erstellt werden, es können auch mehrere alternative Wirtschaftspläne erstellt werden. Als Vorschlagswerte dienen die Aufwände in einem, ebenfalls frei wählbaren, vorhergehenden Zeitraum.
- Liquiditätsplanung: Die Liquiditätsplanung erfolgt für einen beliebigen Zeitraum. Als Ausgangswert dient der aktuelle Saldo des Bankkontos. Unter Berücksichtigung von offenen Salden der Mitglieder, offenen Rechnungen von Handwerkern und Lieferanten, zukünftigen Sollstellungen und Planzahlen auf Grund des Wirtschaftsplanes wird dann die voraussichtliche Liquiditätsentwicklung dargestellt.
- Berechnungen in verschiedenen Währungen: Betragseingaben erfolgen normalerweise in der Standardwährung des Programms (wird von Ihnen in den Voreinstellungen eingetragen). Sie können die Währung bei einer Betragseingabe auch abändern. Dabei steht Ihnen auch eine Umrechnungsfunktion zur Verfügung. In allen Auswertungen können Beträge in verschiedenen Währungen verarbeitet werden, bei der Übergabe von Daten an Microsoft-Word können die meisten Beträge in zwei Währungen übergeben werden.
- Schutz durch Benutzer/Passwort-Eingabe: Um Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen, muss bei Programmstart ein Benutzername und ein Passwort eingegeben werden. Sie können die Rechte einzelner Benutzer einschränken (nur Auskunft, Auskunft und Vorgänge (z.B. Buchen, Sollstellungen durchführen), Stammdatenänderung und Änderung von Programmeinstellungen).
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